W związku z oświadczeniem pana senatora Zbigniewa Kulaka z dnia 21 września br., złożonym na ręce Prezesa Rady Ministrów, a dotyczącym m.in. wykonywania przez archiwa państwowe zadań związanych z działalnością Fundacji "Polsko-Niemieckie Pojednanie" - uprzejmie informuję, że placówki podległe Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych funkcjonują w tym zakresie sprawnie. W ostatnich latach przyjęły one kilkadziesiąt tysięcy wniosków o potwierdzenie - na podstawie zachowanych dokumentów - przypadków poszkodowania obywateli przez III Rzeszę. Zasługuje jednak na uwagę, że źródłem, na którego podstawie wydawano żądane zaświadczenia jest głównie dokumentacja przetworzona przez niemieckie władze okupacyjne. W końcowej fazie działań wojennych została ona w znacznej części zniszczona lub przemieszczona do Niemiec i ZSRR. Polskie archiwa dysponują obecnie dalece niepełnymi danymi o osobach poddanych represjom. Z tego względu nie były w stanie w całości zaspokoić oczekiwań zainteresowanych. Nie wszystkie też zachowane zapisy informacji ani nie wszystkie udokumentowane fakty odpowiadają określonym przez samą Fundację rygorom postępowania kwalifikacyjnego. Stan ten - od archiwów niezależny - wywołuje zrozumiałe rozgoryczenie w środowiskach osób ubiegających się o świadczenia wypłacane przez FPNP.

Wobec masowego napływu podań składanych w związku z działalnością FPNP archiwa państwowe dostosowały swe systemy informacyjno-wyszukiwawcze do nowych potrzeb. Obecnie placówki szczególnie zaangażowane w tę działalność posiłkują się komputerowymi bazami danych. Udało się dzięki temu marginalizować przypadki nietrafnych wyszukiwań, które w przeszłości komplikowały i przedłużały załatwianie spraw. Ponadto archiwa państwowe porozumiały się z władzami Fundacji w kwestii wymogów, jakim - pod względem treści i formy - powinny odpowiadać wydawane zaświadczenia. Pomogło to lepiej rozpoznawać potrzeby zainteresowanych, często nie dość dokładnie określone w podaniach, jakie wpływają do archiwów.

Pismem z dnia 29 listopada 1999 r. (znak: DP-030-18/99) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przekazał podległym mu jednostkom zalecenie, by nie pobierały one opłat skarbowych od podań w sprawach związanych z działalnością Fundacji "Polsko-Niemieckie Pojednanie". Z formalnego punktu widzenia świadczenia wypłacane przez FPNP nie mają charakteru odszkodowań, więc odpowiednie podania nie były wprost objęte zwolnieniem od takiej opłaty (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 1994 r. w sprawie opłaty skarbowej - Dz.U. Nr 136 poz. 705, § 3 pkt 16). Niemniej wymienione zalecenia uwzględniły społeczne znaczenie tych świadczeń oraz złą sytuację materialną większości osób zainteresowanych.

We wcześniejszym okresie od podań o wydanie zaświadczeń w archiwach państwowych pobierano opłatę skarbową, zgodnie z literalnym brzmieniem powołanego przepisu. Wyjątki czyniono tylko w indywidualnych przypadkach - z uwagi na ubóstwo wnioskodawcy.

Po otrzymaniu powyższych zaleceń Naczelnego Dyrektora powszechnie odstąpiono od żądania tej opłaty w sprawach FPNP. Jednak znaczna część wnioskodawców nie informuje, do jakiego celu są im potrzebne zaświadczenia. Np. Archiwum Państwowe w Szczecinie podaje, że w roku bieżącym na ogólną liczbę ponad 1700 podań, które przypuszczalnie dotyczą Fundacji, jedynie w trzech wyraźnie ją wymieniono. Można zatem przypuszczać, że od niektórych podań faktycznie związanych z FPNP opłaty są pobierane na zasadach ogólnych, gdyż archiwa państwowe nie są w stanie - nawet w przybliżeniu - stwierdzić ich przeznaczenia.

Analogiczne problemy wystąpiły w odniesieniu do opłaty skarbowej od wydanych zaświadczeń. Generalnie nie jest ona pobierana - ze względów, dla których wypłaty z FPNP zwolniono niedawno z podatku dochodowego. Niemniej w toku wyjaśnień stwierdzono, że trzy archiwa państwowe - spośród trzydziestu dwu ogółem - nie dopatrzyły się socjalnego znaczenia dokonywanych przez fundację wypłat i wymagały opłaty skarbowej od zaświadczeń. Niewątpliwie przyczynił się do tego brak jednoznacznych wskazań prawnych w odniesieniu do wypłat, które nie stanowią świadczenia socjalnego w rozumieniu Ustawy z dnia 31 stycznia 1989 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. Nr 4 poz. 23 z późn. zmianami, § 3 ust. 1 lit. e). Dyrektor Naczelny Archiwów Państwowych zalecił dyrektorom tych placówek odstąpienie od pobierania opłat od zaświadczeń.

Ustalono ponadto, że dwa archiwa sporadycznie obciążały wnioskodawców częścią opłat pocztowych. Występowały jednak o to tylko przy okazji prowadzenia innej korespondencji, a więc nie wysyłały opłaconego znaczkiem pocztowym samego żądania dostarczania znaczka. W żadnym też przypadku archiwa nie uzależniały wydania ani doręczenia zaświadczeń od spełnienia takiego wymogu. Wskazana praktyka była motywowana trudnościami z pokrywaniem kosztów nasilonej korespondencji wyłącznie ze środków budżetowych. Poza tym kilka innych archiwów wykorzystywało przy udzielaniu odpowiedzi koperty albo znaczki przysyłane przez wnioskodawców z własnej inicjatywy.

Powyższe nie ma bezwzględnego związku z poziomem finansowania archiwów, lecz wynika z okresowego, radykalnego wzrostu liczby wniosków o wystawienie zaświadczeń. Przedsięwzięcia podejmowane przez FPNP mają charakter nadzwyczajny, przez co związane z nimi wydatki archiwów nie poddają się prognozowaniu. Niemniej Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przypomniał podległym mu placówkom, że obciążanie osób ubiegających się o wydanie zaświadczenia jakąkolwiek częścią opłat pocztowych jest bezpodstawne, a odnotowywane trudności finansowe archiwów muszą być rozwiązane na innej drodze.

Niezależnie od tego nie ulega wątpliwości, że uchybienia wskazane w oświadczeniu pana Senatora Zbigniewa Kulaka mają charakter marginalny zwłaszcza, że placówki, których działalność budziła zastrzeżenia, w niewielkim stopniu uczestniczyły w załatwianiu tego typu spraw. Przykładowo - szczególnie obciążone Archiwum Państwowe w Łodzi wydało od początku 1998 r. ponad 10 tys. zaświadczeń dla Fundacji, AP w Bydgoszczy - ponad 5 tys.; podobnie AP w Płocku i Toruniu. Żadna z tych placówek nie pobierała kwestionowanych opłat skarbowych ani nie uchylała się od ponoszenia kosztów pocztowych. Natomiast AP w Szczecinie, które dopuszczało się w tym zakresie uchybień, wydało w tym czasie zaledwie 417 zaświadczeń przeznaczonych dla FPNP.